Gobierno
8. ¿Qué trámites debo realizar relativos al gobierno de mi entidad y qué tramites quedan postergados?
Cada registro jurisdiccional regula la respuesta a esta pregunta.
El Registro Público de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (IGJ), actualmente se encuentra cerrado y no atenderá al público hasta el día 26 de abril 2020 inclusive. Además, la IGJ dispuso la suspensión de todos los plazos para contestar vistas y traslados hasta el 26 de abril de 2020 inclusive, mediante las Resoluciones Generales IGJ 10/2020, 13/2020 y 15/2020. Debido a esto, la presentación de las decisiones de los órganos de gobierno de las entidades, que requieren inscripción ante la IGJ y su tramitación frente a dicho organismo deben ser postergados o su estudio interrumpido. Tampoco se puede continuar con el curso de los trámites ya presentados.
También se deben postergar las presentaciones de Estados Contables y los pedidos de informe o de certificado de vigencia que se presentan o solicitan ante la IGJ.
En cuanto a la realización de otras decisiones (requieran o no actos registrales frente a la IGJ), estos pueden seguir siendo adaptados mediante la celebración de reuniones a distancia (ver pregunta 9). Tal es el caso del cumplimiento de reuniones de la Comisión Directiva, y Asambleas de asociados y de reuniones del Consejo de Administración.
Como ejemplo de un acto no registral, podemos mencionar el otorgamiento de poderes Los poderes a fin de que sean válidos frente a terceros deben de elevase a Escritura Pública. Como los escribanos están excluidos de la cuarentena sólo para llevar adelante alguna de las otras actividades excluidas de la cuarentena, la emisión de poderes por escritura pública deberá analizarse en cada caso concreto. Como los escribanos están excluidos de la cuarentena sólo para llevar adelante alguna de las otras actividades excluidas de la cuarentena, la emisión de poderes por escritura pública deberá analizarse en cada caso concreto.
En cuanto a la inscripción frente a IGJ de los actos que así lo requieran, su presentación se verá postergada hasta la reapertura de este Organismo.
9. ¿Tengo que cumplir con las reuniones de Comisión Directiva? Si sí, ¿cómo las hago y dejo constancia? ¿Puedo realizar la Asamblea Anual? ¿Cómo la hago?
En virtud de la pandemia y las medidas de la cuarentena adoptadas por el Poder Ejecutivo Nacional, se encuentra expresamente prohibida, restringida y/o limitada la libre circulación de personas y las distintas reuniones entre personas.
Cada registro jurisdiccional regula la respuesta a esta pregunta.
La IGJ, mediante el dictado de la Resolución General IGJ Nro. 11/2020, ha establecido que, durante todo el período en que, por disposición del Poder Ejecutivo de la Nación, se prohíba, limite o restringa la libre circulación de las personas en general, se admitirá que todas las sociedades, asociaciones civiles o fundaciones registradas ante dicho organismo, puedan realizar las reuniones de sus órganos de administración y gobierno a distancia mediante la utilización de medios o plataformas informáticas digitales, aún en los supuestos en que el estatuto social no las hubiera previsto. A fin de que estas reuniones sean consideradas válidas, se exige que se garantice lo siguiente:
- la libre accesibilidad de todos los participantes a las reuniones;
- la transmisión en simultáneo de audio y video;
- la participación con voz y voto de todos los miembros y del órgano de fiscalización (en caso de corresponder);
- que la reunión sea grabada en soporte digital y que se conserve una copia por el término de 5 años, que deberá estar a disposición de cualquier asociado o miembro del Consejo de Administración de la fundación que la solicite;
- que la reunión sea transcripta en el libro social correspondiente, identificando expresamente a sus participantes y que la misma sea suscripta por el representante legal de la organización; y
- que en la convocatoria y en su comunicación se informe de forma clara y sencilla cuál es el medio de comunicación elegido y cuál es el modo de acceso.
Para los casos de convocatorias a las asambleas o reuniones de Consejo de Administración anuales deberá de facilitarse a sus participantes la documentación contable, como por ejemplo los Estados Contables, o cualquier otra requerida o necesaria según el caso, al momento de realizar la convocatoria. También para ellas, será de suma importancia poder demostrar la aceptación expresa de los cargos por las autoridades designadas y de la constitución del domicilio especial y declaración de inhabilidades e incompatibilidades reglamentarias como también la declaración de persona políticamente expuesta en los términos de la Resolución General de la Unidad de Información Financiera (UIF) 11/2011 y sus modificatorias. Todo ello con el fin de evitar cualquier dificultad al momento de solicitar su inscripción ante la IGJ.
Una vez finalizado el período de “aislamiento social, preventivo y obligatorio”, únicamente se aceptarán las reuniones del órgano de administración o de gobierno a distancia mediante la utilización de medios o plataformas informáticas o digitales, cuando los estatutos sociales expresamente prevean esa posibilidad. En caso contrario se deberá modificar el estatuto social previendo la posibilidad de celebrar sus reuniones a distancia para que éstas tengan validez ante la IGJ y puedan celebrarse de este modo.